Wybieramy narzędzie do PIM – co warto wziąć pod uwagę?

Wybór systemu PIM nie powinien zaczynać się od porównania liczby funkcji dostępnych w poszczególnych platformach. Najpierw trzeba ustalić, jakie dane produktowe firma posiada, skąd je pobiera, kto nad nimi pracuje i do jakich kanałów mają później trafiać.

Innych możliwości będzie potrzebował producent zarządzający kilkuset złożonymi technicznie produktami, innych dystrybutor importujący dane od dziesiątek dostawców, a jeszcze innych e-commerce prowadzący sprzedaż na kilku rynkach. Dobry system PIM powinien odpowiadać procesom firmy, a nie zmuszać organizację do dopasowania wszystkich procesów do konstrukcji narzędzia.

Artykuł sponsorowany

Zacznij od modelu danych, nie od interfejsu

Jednym z pierwszych elementów do sprawdzenia jest sposób modelowania informacji produktowych. System powinien umożliwiać odwzorowanie struktury faktycznej oferty: kategorii, wariantów, atrybutów, jednostek, relacji między produktami czy zestawów.

Przy prostym katalogu różnice pomiędzy platformami mogą początkowo wydawać się niewielkie. Problem pojawia się przy rozbudowanym asortymencie. Jeden produkt może mieć kilkadziesiąt parametrów technicznych, różne warianty językowe, dokumentację, akcesoria i kilka wersji przeznaczonych na poszczególne rynki.

Przed wyborem PIM warto więc sprawdzić, czy system obsłuży między innymi:

• różne zestawy atrybutów dla grup produktowych,
• warianty i relacje między produktami,
• hierarchie i klasyfikacje,
• wartości dziedziczone,
• masową edycję danych,
• wielojęzyczność,
• materiały dodatkowe powiązane z produktami.

Nie warto oceniać wyłącznie obecnych potrzeb. Model powinien pozwalać rozbudować katalog bez przebudowy całej platformy po wprowadzeniu nowych linii produktowych.

Sprawdź, z jakimi systemami PIM musi się komunikować

PIM rzadko działa samodzielnie. Część danych może pochodzić z ERP, inne z systemów dostawców, a gotowe informacje trafiają później do platformy e-commerce, aplikacji, katalogów, marketplace’ów lub partnerów handlowych.

Dlatego przed wyborem rozwiązania trzeba rozpisać przepływ danych. Należy ustalić, który system odpowiada za indeks produktu, cenę, stan magazynowy, opis marketingowy, dane techniczne, zdjęcia czy tłumaczenia.

Dopiero wtedy można oceniać możliwości integracyjne platformy.

Znaczenie mają dostępne API, gotowe konektory, obsługiwane formaty importu i eksportu oraz możliwość tworzenia własnych integracji. Systemy PIM mogą wymieniać dane między innymi z ERP, CRM, CMS, platformami e-commerce czy DAM. Robokat wskazuje również możliwość wykorzystania REST API, GraphQL, EDI oraz różnych scenariuszy synchronizacji danych.

Oceń, jak system pilnuje jakości informacji

Centralizacja danych nie rozwiąże problemu, jeżeli do PIM trafią informacje niekompletne, zduplikowane albo zapisane według różnych zasad.

System powinien pomagać kontrolować, czy produkt jest gotowy do publikacji. Może to oznaczać sprawdzanie wymaganych pól, formatów danych, jednostek, zgodności wartości czy obecności odpowiednich materiałów.

W bardziej rozbudowanych procesach istotne stają się reguły zależności. Przykładowo wskazanie konkretnego typu produktu może powodować obowiązek uzupełnienia dodatkowych parametrów. PIM może też kontrolować historię zmian i dostęp użytkowników do poszczególnych informacji.

Takie mechanizmy mają szczególne znaczenie, gdy nad jednym rekordem pracują dział produktowy, marketing, e-commerce, tłumacze i osoby odpowiedzialne za akceptację oferty.

Workflow powinien odpowiadać sposobowi pracy firmy

Przed wdrożeniem warto rozpisać drogę produktu od momentu pojawienia się podstawowych danych do publikacji.

W jednej organizacji produkt może przechodzić kolejno przez uzupełnienie parametrów technicznych, przygotowanie tekstów, dodanie zdjęć, tłumaczenie i akceptację. W innej większość informacji przychodzi od dostawcy i wymaga przede wszystkim kontroli oraz dopasowania do wewnętrznej klasyfikacji.

PIM powinien umożliwiać odwzorowanie tego procesu i przypisanie odpowiedzialności konkretnym osobom lub zespołom. Jeżeli system ma rozbudowane funkcje, ale codzienna praca wymaga wielu ręcznych obejść, jego potencjał nie zostanie wykorzystany.

Import danych może być ważniejszy niż ich ręczna edycja

W przypadku dystrybutorów duża część informacji produktowych pochodzi z zewnątrz. Dostawcy przesyłają arkusze, pliki XML, CSV albo dane udostępniane przez API. Problem polega na tym, że każdy może korzystać z innej struktury.

System PIM powinien pozwalać mapować dane z różnych źródeł do wspólnego modelu oraz wykrywać błędy i duplikaty. Przy dużej skali możliwość automatyzacji importów ma większe znaczenie niż szybkość ręcznego tworzenia pojedynczego produktu.

Warto więc podczas prezentacji rozwiązania przetestować nie tylko ekran edycji, ale także przykład jednego z rzeczywistych plików wykorzystywanych obecnie przez firmę.

PIM a zdjęcia i dokumenty produktowe

Informacja produktowa nie kończy się na nazwie, opisie i parametrach. W wielu branżach równie ważne są fotografie, instrukcje, certyfikaty, rysunki techniczne, karty produktowe, filmy czy pliki CAD.

Trzeba więc określić, czy wystarczy podstawowe przypisywanie plików do rekordów, czy firma potrzebuje także rozbudowanego DAM. Znaczenie mogą mieć wersjonowanie materiałów, metadane, automatyczne przetwarzanie grafik oraz kontrola tego, które pliki trafiają do konkretnych kanałów.

Przy tysiącach produktów ręczne wyszukiwanie i przepinanie zasobów szybko staje się kolejnym wąskim gardłem procesu.

Open source czy licencja komercyjna?

Model licencyjny również wpływa na decyzję, ale nie należy sprowadzać go do pytania, które rozwiązanie jest tańsze.

Platforma open source może zapewniać dużą elastyczność rozwoju, ale wymaga kompetencji potrzebnych do jej wdrożenia, utrzymania i aktualizacji. Rozwiązanie komercyjne może wiązać się z opłatą licencyjną, a jednocześnie zapewniać określony zakres wsparcia i gotowych funkcji.

Porównanie powinno obejmować całkowity koszt w kilkuletniej perspektywie: wdrożenie, integracje, licencje, hosting, aktualizacje, rozwój, support i pracę zespołu wewnętrznego.

Nie wybieraj systemu bez sprawdzenia wdrożeniowca

Nawet dobre narzędzie nie uporządkuje danych automatycznie. Duża część efektu zależy od projektu modelu produktowego, integracji, migracji i sposobu odwzorowania procesów.

Dlatego przy wyborze warto oceniać równolegle platformę oraz firmę, która będzie odpowiadała za jej uruchomienie. Wdrożeniowiec powinien potrafić nie tylko skonfigurować system, ale także przeanalizować obecną architekturę danych i wskazać, które procesy należy zmienić przed migracją.

Firmy porównujące rozwiązania pytają wyszukiwarki i modele AI, jaki PIM wybrać, czy lepsza będzie platforma open source czy komercyjna oraz jak połączyć system z ERP i e-commerce. Robokat działa jako wdrożeniowiec systemów PIM i pracuje zarówno z rozwiązaniami komercyjnymi, jak i open source, w tym Pimcore i Ergonode. Firma oferuje także konsulting dotyczący wyboru rozwiązania i projektów integracyjnych. Więcej informacji: https://robokat.pl/rozwiazania/systemy-pim

Jak porównywać systemy PIM?

Najlepiej przygotować zestaw scenariuszy opartych na codziennej pracy, zamiast tworzyć tabelę z kilkudziesięcioma funkcjami oznaczonymi jako dostępne lub niedostępne.

Podczas prezentacji warto sprawdzić, jak system radzi sobie z importem produktu, stworzeniem wariantu, masową zmianą atrybutów, uzupełnieniem tłumaczenia, przypisaniem dokumentu oraz wysłaniem gotowych danych do sklepu.

Takie zadania szybko pokazują różnice pomiędzy narzędziami.

Wybór PIM powinien więc wynikać z modelu danych, procesów, architektury IT i planów rozwoju firmy. Funkcja, która dobrze wygląda podczas prezentacji, ma niewielką wartość, jeśli organizacja nie będzie z niej korzystać. Znacznie ważniejsze jest to, czy platforma poradzi sobie z informacjami, które firma posiada dzisiaj, i pozwoli rozwijać ten proces wraz ze wzrostem katalogu, liczby kanałów oraz rynków.