Ekspansja zagraniczna nie zaczyna się od podpisania kontraktu. Najpierw Twoja firma musi „mówić” tym samym językiem co partner po drugiej stronie granicy. Chodzi o standardy GS1 i elektroniczną wymiana danych (EDI) w handlu zagranicznym. To fundament, dzięki któremu otwierasz sobie drogę do nawiązywania współpracy na skalę międzynarodową. Zobacz, jak to działa i co możesz zyskać na wdrożeniu.
Artykuł sponsorowany
Czym są standardy GS1 i jak łączą się z EDI?
Standardy GS1 to uniwersalny „słownik”, którym posługują się firmy w ponad 100 krajach, żeby jednoznacznie identyfikować produkty, lokalizacje i przesyłki. Dzięki nim np. partner z Holandii i producent z Hiszpanii wiedzą dokładnie, o jaki towar chodzi w zamówieniu – nie narażając się na pomyłki wynikające z różnicach w nazewnictwie czy kodach wewnętrznych.
Najważniejsze identyfikatory GS1, z którymi można spotkać się w handlu międzynarodowym, to:
- GTIN – globalny numer jednostki handlowej, przypisany konkretnemu produktowi;
- GLN – globalny numer lokalizacyjny, identyfikujący firmę i jej oddziały, magazyny czy punkty dostaw;
- SSCC – seryjny numer jednostki wysyłkowej, którym oznaczasz palety i opakowania zbiorcze.
Te identyfikatory można porównać do adresu pocztowego. Ale dopiero w połączeniu z EDI zaczynają pracować. Elektroniczna wymiana danych (EDI) w handlu zagranicznym to bowiem kanał, którym informacje opisane standardami GS1 płyną między systemami partnerów – w czasie rzeczywistym i w ustrukturyzowanym formacie (np. EDIFACT, XML).
Dlaczego bez wspólnych standardów GS1 eksport napotyka bariery?
Wspólne standardy GS1 i EDI pozwalają przyspieszyć i usprawnić wymianę informacji w łańcuchu dostaw na każdym etapie procesu logistycznego. Co działoby się bez nich?
Wyobraź sobie, że Twoja firma wysyła ten sam produkt do kontrahentów w pięciu krajach. Każdy z nich używa innego systemu ERP, innego nazewnictwa towarów, innego formatu faktury. Bez standaryzacji każda transakcja oznacza:
- ręczne wprowadzanie danych przez pracowników po obu stronach;
- ryzyko literówek i rozbieżności w numerach towarów;
- opóźnienia w rozliczeniach i dostawach;
- spory z partnerami, gdy „coś się nie zgadza”;
- trudność w skalowaniu – każdy nowy rynek to nowe wyzwanie.
Tomasz Kuciel, Dyrektor ds. e-Fakturowania i Cyfrowej Zgodności w Grupie EDITEL, mówi: „Standardy GS1 i EDI rozwiązują ten problem u źródła. Raz opisany produkt jest tak samo interpretowany przez sieci handlowe, dystrybutorów i operatorów logistycznych w wielu krajach. Komunikaty takie jak ORDERS (zamówienie), DESADV (awizo dostawy) czy INVOIC (faktura) wędrują natomiast między systemami w spójnej strukturze. To również korzyść dla Ciebie, bo Twój zespół zajmuje się sprzedażą, a nie poprawianiem błędów.”
Jakie korzyści daje połączenie GS1 i EDI w handlu zagranicznym?
Firmy, które oparły międzynarodową wymianę handlową na standardach GS1 i EDI, zyskują przewagę widoczną na kilku poziomach. Przede wszystkim chodzi o:
- szybkość – dokumenty docierają do partnerów w minuty, zamiast „utykać” na długie dni, co skraca łańcuch dostaw;
- precyzję działania – każdy produkt, każda paleta i każda lokalizacja mają jeden, niepodważalny identyfikator, co eliminuje ryzyko pomyłek;
- skalowalność – wejście na kolejny rynek nie wymaga budowania komunikacji od zera; wystarczy podłączyć nowego partnera do już działającej infrastruktury;
- zgodność z przepisami – dane są przesyłane w formatach uznawanych w UE i poza nią, co ułatwia rozliczenia celne, fiskalne i obsługę e-fakturowania (np. przez sieć PEPPOL);
- transparentność – wszyscy uczestnicy łańcucha dostaw widzą te same informacje, co minimalizuje spory i przyspiesza reakcję na problemy.
To dlatego elektroniczna wymiana danych (EDI) w handlu zagranicznym stała się standardem w branżach o silnej ekspozycji międzynarodowej – np. FMCG i automotive, ale też logistyce czy farmacji.
Jak wdrożyć GS1 i EDI, żeby naprawdę otworzyć firmę na świat?
Wdrożenie GS1 i EDI warto zacząć od dwóch kroków.
- Po pierwsze – należy zarejestrować firmę w systemie GS1 i uzyskać niezbędne identyfikatory (GLN dla lokalizacji, GTIN dla produktów).
- Po drugie – wybrać partnera, który pomoże zintegrować EDI z Twoim systemem ERP i z systemami zagranicznych kontrahentów.
Wiele firm rozpoczyna proces cyfryzacji z EDITEL – wiodącym dostawcą rozwiązań EDI i e-fakturowania, obecnym w ponad 20 krajach, z prawie 50 000 klientów na koncie i bagażem ponad 40 lat doświadczenia w wymianie danych w łańcuchu dostaw. Firma zapewnia również certyfikowany Peppol Access Point, co oznacza pełną zgodność z europejskimi standardami wymiany dokumentów. Umów bezpłatną konsultację i sprawdź, jak sprawnie otworzyć firmę na globalne rynki.
